今回はそんな疑問にお答えしていきます。
・メールの基本的な構成要素
・シチュエーション別メール例文
気をつけるべきメールマナーとは?
メールを送る際の基本的なメールマナーについてご紹介します。
マナーが守れていないと、不採用とまではいかなくても、企業側に「もしかしてあまり常識を知らないのかな…」「なんか失礼だな…」と思われてしまう可能性があります。
まだ直接会ったこともないのにマイナスイメージを持たれてしまうのは損になってしまうので、最低限のマナーは守れるようにしましょう。
マナー①返信は見たら早めにする
企業からのメールがきたら、できるだけ早く返信するという意識を持っておきましょう。返信を忘れてしまわないようにという予防にもなりますし、返信が早くて嫌な思いをする人はいません。
もしすぐに細かい内容の返信ができなくても「○○日までにご連絡いたします」と一言返信しておくだけで、印象は変わります。
メールがきたら早めの返信を心がけましょう。
マナー②宛名を書く
最近のメッセージのやりとりはLINEが主流になっているので、宛名を書く機会は減っていると思いますが、メールで連絡を取る際は宛名をしっかりと書くようにしましょう。
宛名というのはこのように
○○株式会社
人事部部長
山田太郎様
メールの最初に相手の名前をつけることです。
もし名前がわからない場合は「ご担当社様」と書くようにしましょう。
マナー③送る時間は相手企業の営業時間に合わせる
深夜や早朝に送ることが絶対に悪いわけではないですが、企業の営業時間に合わせて送る方がベターでしょう。
企業や受け取る人によっては深夜に送られたメールに対して「こんな時間に送ってくるなんて…」と思う人がいなくはないので、こういうところで印象を落とさないためにも、企業の営業時間に合わせておきましょう。
メールの基本的な構成要素
メールを送るときの基本的な構成は次の通りです。
1宛先(To)
2件名
3宛名
4本文
5署名
1宛先(To)
宛先に関しては注意点が1つあります。それが誤送信をしてしまう可能性があるということです。
なので文面を打っている途中で誤送信をしてしまわないように、宛名は最後に入力しましょう。
2件名
友達同士のやりとりなどでは件名を書かないこともありますが、ビジネスメールではしっかりと件名を書くようにしましょう。
件名を書かないと見落とされたり、最悪スパムメールと思われることがあります。
件名には「●月●日●時からの面接日程変更のお願い(苗字 名前)」のように、誰からのどんな内容のメールなのかが人目見ただけでわかるように用件を簡潔に書きましょう。
また先方からのメールに返信をする場合、件名に「Re」と入ることがありますが、これは削除しておくようにしましょう。
3宛名
先ほどもお伝えしたように、宛名にはメールを送りたい相手の企業名・部署名・氏名を記載します。
部署名や氏名がわからない場合は「採用ご担当社様」と付けるようにしましょう。
4本文
宛名の後から本文を書きだします。
まずは自分の名前と大学名を書きましょう。書き出しは「お世話になります。」もしくは「お世話になっております。」と書き始めるのがベターです。
その後に伝えたい内容を簡潔に書きましょう。書く際は、読みやすいように適度に改行することを忘れないようにしましょう。
5署名
本文の後には、誰からのメールだったのかが明確にわかるように署名を書いておきましょう。
署名には氏名・所属する大学・学部・学科・年次・連絡先(住所、E-mailアドレス、電話番号)を入れましょう。
毎回署名の入力が面倒だという方は、メールの最後に自動で署名を入れる設定をしておくと便利です。
シチュエーション別メール例文
ここからはシチュエーション別でメールの例文をお伝えします。
実際に送る際の参考にしてください。
面接日程調整メール返信例文(先方から候補日を提示され返信する場合)
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件名:先方のメール件名を変えずに返信
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株式会社〇〇
人事部
〇〇〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。
●月●日(●)●時〜●時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————
面接日程調整メール例文(こちらから候補日を送る場合)
————————————————-
件名:先方のメール件名を変えずに返信
————————————————-
株式会社〇〇
人事部
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇〇〇と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
ご調整頂けますと幸いです。
【1】 ●月●日(●)●時〜●時
【2】 ●月●日(●)●時〜●時
【3】 ●月●日(●)●時〜●時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
———————————————
苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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面接を辞退する場合のメール
件名 :【面接辞退のご連絡】〇〇大学 氏名
————————————————-株式会社〇〇
人事部
〇〇〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇です。
●月●日●●時からの面接のお約束をいただいておりましたが、
一身上の都合により、 今後の選考を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
ご理解の上、ご了承のほどを何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。———————————————
苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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面接後のお礼メールの例文
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件名:【採用面接のお礼】〇〇大学 氏名
————————————————-
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
本日●時より面接をして頂きました、〇〇〇〇と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして
誠にありがとうございました。
▲▲様のお話を伺い、貴社のビジョンやミッション、
活躍するための必要なスキルについて理解を深めることができ、
貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。
まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
———————————————
苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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OB・OG訪問をしたい場合のメール例文
件名:【OB訪問のご依頼】〇〇大学 氏名
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株式会社〇〇〇〇
人事部
〇〇〇〇様はじめまして。突然のご連絡で大変失礼いたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。この度は、●●さん(大学のキャリアセンター)にご紹介いただき、
OB(OG)訪問のお願いでご連絡を差し上げました。現在、私は就職活動中で、貴社に大変興味をもっています。
そこで、ぜひ△△様にお会いして、
貴社のお仕事などについてお話を伺えませんでしょうか。
お忙しいところ誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、
お返事をいただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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内定承諾を伝える際のメール例文
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件名:2022年新卒採用の内定ご承諾のご連絡
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〇〇株式会社
〇〇部
〇〇〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
先日は、2022年新卒採用の内定をいただき、ありがとうございました。
是非、内定をご承諾したく、ご連絡いたしました。
一日も早くお役に立てるよう、日々精進して参ります。
まだまだ未熟者ですが、ご指導ご鞭撻のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。
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苗字 名前
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
E-mail:●●●●@gmail.com
住所:〒000-0000
東京都新宿区〇〇●●丁目〇〇番〇〇号
〇〇マンション ●●号室
電話番号:080-〇〇〇〇-〇〇〇〇
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まとめ:マナーを守り例文をもとにメールを作ってみよう
いかがでしたでしょうか?
ちゃんとしたメールを書くのは就活で初めてという人も多いと思います。
最低限のマナーを守り、相手に失礼のないメールを作れるよう例文を見ながら作成してみてください!